Le digital a déjà changé notre façon de travailler, y compris en hôtellerie-restauration. Les établissements utilisent désormais des outils numériques pour gérer les réservations, suivre les commandes depuis une tablette, échanger avec leurs équipes sur des applications ou encore piloter leur activité à partir de données en temps réel.
La gestion des équipes, elle, reste encore souvent à part : beaucoup d’établissements gèrent encore leur planning sur Excel et échangent les disponibilités par WhatsApp. Les candidatures, elles, arrivent un peu partout : par mail, sur les réseaux sociaux ou par téléphone, et les heures réalisées par les équipes sont souvent reprises à la main en fin de mois.
Ces pratiques peuvent fonctionner jusqu’au moment où l’organisation devient suffisamment complexe pour que les outils utilisés commencent eux-mêmes à devenir un problème.
Cette organisation devient rapidement chronophage : les informations sont dispersées entre plusieurs interlocuteurs et plusieurs supports, les documents peuvent se perdre, notamment lorsqu’ils circulent sur papier, et leur archivage devient plus complexe. Elle multiplie également les risques d’oubli et oblige à consacrer du temps à rechercher, transmettre ou ressaisir des informations, alors que les responsables disposent déjà de peu de temps pour gérer leurs équipes. À cela s’ajoute la complexité de certaines informations juridiques, qu’il faut pouvoir retrouver et appliquer au bon moment.
Il serait donc dommage de se priver du digital là où il peut justement apporter de la structure et de la fiabilité.
La question n’est donc pas de savoir s’il faut passer à un logiciel RH, mais de déterminer à quel moment un outil devient pertinent, et pour quel besoin.
En Cadence vous présente deux solutions numériques RH particulièrement utiles dans la gestion RH du secteur :
1 – Les logiciels de gestion du temps de travail
2 – Les logiciels de gestion du recrutement
Le logiciel de gestion du temps : quand la complexité du temps de travail justifie un outil dédié
La gestion des temps et des activités, connue également sous le nom de GTA, est probablement l’un des outils digitaux les plus directement liés à l’exploitation d’un restaurant ou d’un hôtel.
Son sujet est précis : permettre de gérer le temps de travail des salariés depuis la construction du planning jusqu’au suivi des heures réellement effectuées.
Cela peut sembler simple. Dans les HCR, ça l’est beaucoup moins.
La construction du planning doit déjà répondre à de nombreuses contraintes : les différents services, les variations d’activité, les besoins en personnel à chaque moment de la journée, les salariés à temps plein ou à temps partiel, les disponibilités de chacun, les coupures et les absences. Il faut à la fois couvrir les besoins de l’établissement et respecter les horaires prévus pour chaque salarié.
Et une fois le planning construit, ce qui était prévu n’est pas toujours ce qui est réellement travaillé. Un salarié peut commencer plus tôt, un service se prolonger, une absence bouleverser l’organisation de l’équipe ou un renfort devenir nécessaire. Résultat : le planning évolue avec la réalité de l’exploitation, parfois plusieurs fois au cours d’une même semaine.
Lorsque ces situations restent ponctuelles, un fonctionnement manuel peut suffire. Lorsqu’elles deviennent quotidiennes, le suivi du temps de travail devient plus difficile à gérer et la question d’un outil dédié se pose.
Du planning prévisionnel au temps réellement travaillé
Réduire une GTA à un logiciel de planning serait passer à côté de son intérêt principal.
Le planning donne une vision prévisionnelle de l’organisation. Le suivi des temps permet ensuite de comparer cette prévision avec la réalité. Entre les deux, le logiciel accompagne les différentes étapes de la gestion du temps de travail.
D’abord, il facilite la construction du planning en intégrant les contraintes de l’établissement et les situations contractuelles des salariés. Temps plein ou temps partiel, limites du temps de travail, besoins en personnel selon l’activité : le logiciel permet de construire plus facilement un planning qui tient compte à la fois des besoins de l’exploitation et des contraintes liées aux salariés. Selon les outils, il peut également mettre en regard les heures planifiées et certaines données de productivité.
Le planning peut ensuite être transmis aux équipes dans un même environnement. Chacun dispose ainsi de la même information et peut suivre les éventuelles modifications apportées au planning.
Le logiciel permet également de suivre le temps réellement travaillé, avec ou sans badgeuse. Les changements de planning, les congés payés et les heures supplémentaires peuvent être enregistrés et suivis par les managers et les équipes, selon l’organisation retenue par l’établissement.
La formalisation est également un point essentiel. Les horaires prévus, les temps réalisés, les absences, les modifications et les éventuels écarts sont enregistrés dans un même outil. L’établissement dispose ainsi d’un historique structuré, qui permet de retrouver les informations nécessaires et de conserver une trace du suivi du temps de travail.
Toutes ces informations sont enfin centralisées. Le dirigeant ou le responsable peut retrouver les données nécessaires pour suivre les écarts entre le planning et la réalité, comprendre ce qui s’est passé, piloter son activité et transmettre les éléments nécessaires à la paie.
Ce logiciel ne sert donc pas uniquement à construire le planning de la semaine. Elle permet de faire le lien entre ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et ce qui doit ensuite être suivi ou analysé.
Quand un logiciel de gestion du temps devient-il pertinent ?
Un logiciel de gestion du temps devient pertinent lorsque la gestion manuelle ne permet plus de suivre simplement l’organisation des équipes. Lorsque les changements de planning, les absences, les différents services ou les horaires variables deviennent quotidiens, il devient difficile de maintenir une information fiable sans multiplier les fichiers, les échanges et les ressaisies.
L’intérêt de cette solution numérique est alors de réunir au même endroit les informations nécessaires à la construction du planning, au suivi des temps réalisés et à l’identification des écarts. Elle permet de travailler à partir d’une donnée commune, de gagner du temps dans la gestion quotidienne et de disposer d’informations structurées pour la paie et le pilotage de l’activité.
Mais la complexité de l’organisation ne suffit pas à elle seule à justifier l’adoption d’un logiciel. Le temps de travail touche directement à l’organisation des équipes, à la rémunération et au respect des règles applicables. L’outil doit donc être choisi et paramétré en fonction des besoins réels de l’établissement et de ses pratiques.
Un logiciel correctement paramétré peut aider à fiabiliser et sécuriser le suivi du temps de travail. À l’inverse, il peut aussi automatiser une mauvaise pratique s’il est mal configuré. Le bon moment pour s’équiper n’est donc pas celui où l’on cherche simplement à avoir un planning numérique, mais celui où l’organisation est devenue suffisamment complexe pour qu’un outil apporte une réelle valeur au quotidien.
Logiciel de gestion du recrutement : quand le recrutement devient trop fastidieux pour être géré manuellement
Le problème posé par le recrutement est différent. Ici, la difficulté ne vient pas nécessairement de la complexité du processus. Elle vient souvent du volume.
Les candidatures arrivent de plusieurs façons à la fois : certaines via une plateforme, d’autres par mail ou directement sur le site de l’établissement, sans compter celles qui répondent à une annonce sur les réseaux sociaux ou qui viennent d’une recommandation en interne.
Tant que les recrutements restent occasionnels, cette organisation peut fonctionner. Lorsque l’établissement recrute régulièrement, la gestion devient rapidement chronophage.
Il faut alors retrouver les candidatures, répondre aux candidats et organiser les entretiens, tout en pensant aux relances et en sachant qui a déjà été contacté ou non, avant de transmettre l’ensemble au manager. Le recrutement finit par générer une quantité importante de petites tâches.
C’est précisément là que le logiciel de gestion du recrutement trouve son intérêt.
Centraliser ce qui est aujourd’hui dispersé
Un logiciel de gestion du recrutement, ou Applicant Tracking System (ATS), est un outil de gestion des candidatures. Son premier intérêt est de réunir les candidatures dans un même environnement digital.
Le recruteur peut suivre les différents candidats et leur progression dans le processus de recrutement. L’information ne repose plus uniquement sur une boîte mail, un fichier Excel ou la mémoire du manager.
Cette centralisation apporte surtout de la visibilité. On sait où en sont les recrutements, on retrouve facilement les candidatures, et les échanges sont moins dispersés. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler sur le même recrutement sans avoir à reconstruire l’historique à chaque étape.
Le logiciel permet également d’automatiser certaines tâches du processus : accuser réception d’une candidature, informer un candidat de l’avancée de son dossier ou effectuer certaines relances peut être automatisé selon les fonctionnalités de l’outil. Certaines solutions permettent également de diffuser une même offre sur plusieurs canaux et de centraliser les candidatures reçues depuis ces différents canaux.
Le recrutement devient ainsi plus structuré, de la réception de la candidature jusqu’à la réponse apportée au candidat. Cela permet notamment d’éviter les candidatures sans réponse ou les relances oubliées, et de proposer un parcours plus lisible aux candidats.
Quand un logiciel de gestion du recrutement devient-il pertinent ?
L’intérêt est d’abord de faire gagner du temps lorsque le volume de candidatures devient difficile à gérer manuellement. Il permet de travailler à partir d’une information commune, de retrouver facilement les candidatures, de suivre les recrutements en cours et de limiter les tâches répétitives.
Pour un restaurant ou un hôtel qui recrute régulièrement, notamment en haute saison ou sur plusieurs postes simultanément, cette organisation peut apporter un gain de temps et de visibilité important. Elle peut également contribuer à améliorer l’expérience candidat en permettant des échanges plus réguliers et un suivi plus structuré.
L’objectif n’est pas de supprimer l’humain du recrutement, mais de lui éviter de consacrer son temps aux tâches qui n’en nécessitent pas. Le temps gagné peut alors être consacré aux échanges qui comptent réellement : rencontrer les candidats, présenter l’établissement, comprendre les motivations et évaluer l’adéquation avec le poste.
Une candidature sans réponse, un processus peu lisible ou plusieurs semaines d’attente peuvent rapidement donner une mauvaise image de l’employeur. À l’inverse, un parcours de candidature structuré et des échanges réguliers contribuent à une expérience plus cohérente.
Le logiciel de gestion du recrutement peut donc participer à la marque employeur. Il ne la crée évidemment pas à lui seul : un outil ne remplacera jamais une proposition employeur claire, des conditions de travail cohérentes ou la qualité du management. Il peut en revanche permettre de mieux traduire cette promesse dans le parcours candidat.
Le bon moment pour s’équiper n’est donc pas celui où l’on cherche simplement à disposer d’un outil de recrutement, mais celui où le volume de candidatures et la fréquence des recrutements sont devenus suffisamment importants pour qu’un logiciel apporte une réelle valeur au quotidien.
Alors, à quel moment un hôtel ou un restaurant doit-il s’équiper d’un logiciel RH ?
Le bon moment pour digitaliser sa gestion RH ne dépend pas nécessairement du nombre de salariés que compte l’entreprise. Il dépend surtout de la complexité de l’organisation et du volume à gérer.
Le logiciel de gestion du temps répond principalement à une problématique de complexité du temps de travail : plus l’organisation du temps de travail devient difficile, plus la nécessité de formaliser, centraliser et fiabiliser les données devient importante.
Le logiciel de gestion du recrutement répond davantage à une problématique de volume : plus les recrutements se multiplient, plus les tâches administratives qui les accompagnent deviennent chronophages, et plus la centralisation et l’automatisation peuvent apporter de la valeur.
Il n’existe donc pas de seuil universel à partir duquel un établissement doit s’équiper et il ne s’agit pas de remplacer Excel parce qu’Excel serait dépassé, ni d’installer un logiciel parce que les autres établissements en utilisent un.
Le bon moment est celui où la gestion manuelle commence à coûter plus de temps qu’elle n’en fait gagner, ou ne permet plus de disposer d’une information suffisamment fiable pour gérer et piloter l’activité.
Ces deux logiciels RH ne sont évidemment pas les seules à pouvoir répondre aux besoins d’un établissement. Selon son organisation, d’autres outils peuvent également être pertinents pour la gestion administrative, la paie, la formation ou la communication interne. Avant de comparer les logiciels, encore faut-il identifier précisément les besoins de l’établissement. C’est ce qu’un audit RH peut permettre de clarifier, avant d’investir dans un outil.
Par Anna Godillon, spécialiste RH du secteur de l’hôtellerie-restauration depuis plus de 15 ans.
